En el campo de la gestión de proyectos, hay dos categorías principales que todo gerente de proyecto deberá dominar para tener éxito: áreas de conocimiento y grupos de procesos. Estas dos categorías son la columna vertebral del PMBOK ® Guide (Project Management Body of Knowledge).
Para aprobar con éxito el Examen PMP® (Project Management Professional), debes dominar ambas áreas. Las áreas de conocimiento consisten en 10 categorías diferentes de gestión de proyectos que se ocupan de todo lo que debe saber para ser un Project Manager exitoso. Los grupos de procesos son los métodos por los cuales usted realmente administra el proyecto.
Aprender acerca de los grupos de procesos e implementarlos no es exactamente lo mismo. Cada proyecto es único, por lo que la implementación de los grupos de procesos necesariamente se moldeará y formará para adaptarse a su proyecto para que tenga éxito. Estos son los principios básicos de los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos.
¿Por qué procesar grupos?
Antes de discutir los cinco grupos de procesos y todo lo que implican, es útil considerar por qué estos grupos de procesos son importantes para los gerentes de proyectos exitosos. Puede parecer que no son necesarios, pero nada podría estar más lejos de la verdad.
En las últimas décadas, el Project Management International (PMI®) ha dedicado innumerables horas y recursos a investigar qué contribuye a la gestión eficaz de proyectos. Al hacerlo, han reunido las mejores prácticas y lo han hecho con evidencia de expertos de todo el mundo.
Al familiarizarse con los cinco grupos de procesos, está alineando su conjunto de habilidades con tácticas comprobadas. Esto solo servirá para profundizar su conocimiento a medida que lidera proyectos y le permitirá hacerlo de la manera más eficiente y exitosa posible.
1. Inicio
El primer paso de cualquier proyecto consiste en proyectar una visión de lo que se logrará a lo largo de la duración de ese proyecto. Sin este paso en el proceso, no se establecen las bases, y una base es crucial para la construcción de cualquier cosa, incluidos los proyectos exitosos. La iniciación crea una base sólida sobre la cual se construyen los otros cuatro grupos de procesos.
Durante esta etapa, el proyecto está formalmente autorizado por la empresa u organización patrocinadora. Esto incluye asegurarse de que la visión más amplia del proyecto se alinee con la visión de la empresa u organización.
El alcance inicial del proyecto se presenta y define. Además, las partes interesadas y las personas identificadas son una parte crítica de la salud continua del proyecto. Mantener informados a los interesados a medida que el proyecto avanza es un componente importante de la gestión del proyecto.
Esta etapa también incluye el establecimiento de las fases del proyecto, la organización de equipos, la adquisición de los permisos necesarios y el establecimiento de órdenes de trabajo iniciales. El gerente del proyecto será responsable de identificar el riesgo , los recursos necesarios, las dependencias, los objetivos, los plazos y los alcances y los resultados.
2. Planificación
Dentro de la Guía PMBOK ® , 24 procesos diferentes se definen como parte del proceso más amplio de planificación. No todos estos procesos se utilizarán necesariamente en todos los proyectos, pero como puede ver, esta parte de un proyecto implica más que una simple descripción general del proyecto antes de comenzar.
Para ejecutar con éxito (que es el tercer grupo de procesos), primero debe planificar con éxito. Gran parte de lo que se logra en esta fase es tomar las ideas más amplias establecidas dentro de la etapa inicial y desarrollarlas con mayor detalle. Las siguientes áreas se consideran al hacer un plan.
- Definir el alcance del proyecto con mayor detalle (incluidos riesgos, hitos, resúmenes y presupuestos).
- Selección de equipos y líderes de equipo.
- Establecer planes para maximizar el flujo de trabajo en todas las áreas del proyecto.
- Desarrollar un cronograma del proyecto (esto a menudo implicará el uso de Diagramas de Gantt ).
- Dar al proyecto la infraestructura necesaria para lograr los objetivos del proyecto dentro del plazo definido y las limitaciones presupuestarias.
- Establecer un plan de comunicación para los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas (esto incluirá seleccionar el software o las aplicaciones de gestión del proyecto que tiene la intención de usar durante todo el proyecto.
Una vez que un gerente de proyecto ha pasado el tiempo mapeando todos estos detalles, él o ella reunirá todo en un documento maestro o plan de gestión del proyecto. Todos los miembros del equipo, las partes interesadas y los líderes pueden consultar este documento oficial durante todo el proyecto, y se puede presentar para su autorización y aprobación final antes de comenzar oficialmente a trabajar en el proyecto.
3. Ejecución
A menudo, las personas están ansiosas por comenzar el trabajo de un proyecto y esto los llevará a omitir parte de la fase de planificación para llegar a la fase de ejecución, pero esto no es prudente. Con todos los detalles de planificación establecidos, un equipo puede avanzar a la etapa de ejecución con una visión clara y unificada de todo lo que debe lograrse.
Durante la fase de ejecución, los miembros del equipo asignados a tareas individuales comienzan a producir entregables mientras el gerente del proyecto monitorea los recursos y las restricciones presupuestarias. Con un cronograma detallado, los miembros del equipo también ejecutarán sus tareas en el orden requerido por cualquier dependencia entre tareas.
La etapa de ejecución también es un lugar donde se gasta la mayor parte del presupuesto, así como donde los interesados pueden involucrarse y realizar cambios o solicitudes.
Esta es la fase durante la cual el software de gestión de proyectos confiable puede ser especialmente útil, ya que puede mantener a todos los miembros del equipo en comunicación y estar al tanto de cualquier cambio que deba realizarse. Especialmente con proyectos más grandes, es importante que todas las personas involucradas en un proyecto tengan la capacidad de rastrear el progreso, y el software integrador puede ayudar enormemente con ese proceso.
4. Seguimiento y Control
A lo largo de todo esto, el gerente del proyecto será responsable de mantener la organización, la comunicación efectiva y alcanzar los objetivos de referencia. En resumen, él o ella debe monitorear y controlar el proyecto mientras se está ejecutando.
Un gerente de proyecto efectivo también podrá evaluar y administrar a los miembros del equipo durante este período, reconociendo las preocupaciones o la necesidad de cambio, y manejándolos de manera efectiva, mientras mantiene el proyecto encaminado. La gestión del personal es una de las piezas más importantes para ejecutar con éxito un proyecto.
Este grupo de procesos depende en gran medida de la capacidad del gerente de proyecto para identificar y resolver problemas a medida que surgen, manteniendo el proyecto en marcha y evitando que se detenga. Durante esta etapa, es importante tener una comprensión bien desarrollada de la evaluación y gestión de riesgos.
El gerente siempre debe tener a la vista el alcance del proyecto, medir el progreso del proyecto contra las proyecciones y actuar en consecuencia. Al tener en cuenta los objetivos más amplios del proyecto, al evaluar los detalles de las operaciones diarias, puede asegurarse de que se logren los objetivos y que el proyecto se complete con éxito.
5. Cierre
Una vez que se completan las tareas individuales de un proyecto más grande, las fases de ejecución y monitoreo y control finalizan oficialmente, y el proyecto ingresa al Grupo de Procesos conocido como Cierre.
Puede parecer que todo es fácil desde aquí, pero cerrar un proyecto con éxito requiere habilidad, y se reflejará en la capacidad general de un gerente de proyecto para liderar un equipo y un proyecto. Para cerrar un proyecto, el gerente deberá hacer lo siguiente:
- Elaboración de un informe final sobre todo lo que se logró durante el proyecto.
- Presentar el informe a las partes interesadas o clientes y adquirir la aprobación final y la aceptación del proyecto.
- Atar cabos sueltos, incluso hacer pagos finales y cerrar contratos.
- Crear un informe de cierre del proyecto para establecer cómo se ha desempeñado el proyecto con respecto al plan comercial original para el presupuesto, la línea de tiempo y el flujo de trabajo.
- Crear un informe de lecciones aprendidas. Esto implicará reunir al equipo y discutir lo que tuvo éxito y lo que podría mejorarse en proyectos futuros.
- Archivar todos los informes y documentos de manera organizada para referencia futura.
Un cierre saludable refleja un equipo saludable. Si un equipo se desorganiza al final, con los miembros del equipo que no se presentan a las reuniones o los pasos finales, esto se refleja mal en el gerente y en la empresa en general. Es importante que el gerente del proyecto inspire una ética de trabajo sólida y continua en los miembros de su equipo hasta el final del proyecto.
Conclusión
A medida que la gestión de proyectos continúa creciendo como una posición deseable para las empresas en todo tipo de industria, es importante que los gerentes de proyectos profesionales estén familiarizados con la práctica de estos cinco Grupos de Procesos principales. Al saber cómo iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar un proyecto de manera efectiva, un gerente de proyecto lo hace valioso para una empresa.
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